Vermieter sind grundsätzlich verpflichtet über die Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Wie genau abzurechnen ist regelt die Heizkostenverordnung. Nur bei Zweifamilienhäusern, die der Vermieter selbst mit bewohnt, kann im Mietvertrag etwas anderes vereinbart werden. Ausnahmen lässt die Heizkostenverordnung nur zu, wenn eine Verbrauchserfassung unwirtschaftlich wäre, bei Passivhäusern etwa, oder, falls die Erfassung aus zwingenden Gründen, zum Beispiel wegen Geräteausfalls, für mehr als 25% des beheizten Raumes scheitert.

Bei einer ordnungsgemäßen, verbrauchsabhängigen Abrechnung müssen dann zuerst die Gesamtheizkosten berechnet werden. Diese setzen sich aus den Brennstoffkosten, den Kosten für Betriebsstrom und Wartung der Heizung, den Schornsteinfegerkosten für die Imissionsmessung und den Kosten für die Verbrauchserfassung und für die verbrauchsabhängige Heizkosten-Abrechnung zusammen. Als Brennstoffkosten dürfen hier nur die Kosten des im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffs angesetzt werden. Es ist daher beispielsweise nicht erlaubt, einfach ohne Berücksichtigung von Anfangs- und Endbeständen die Kosten aller Öl-Nachtankungen aufzusummieren. Auch sind in den Wartungskosten häufig nicht umlagefähige Reparaturkosten versteckt.

Als nächster Schritt müssen die Gesamtkosten in die Kosten für die Beheizung und die Kosten für die Warmwasser-Erwärmung aufgeteilt werden, sofern Warmwasser über die Zentralheizung bereit gestellt wird. Die Berechnung der Energiemenge, die für die Erwärmung des Wassers erforderlich war, ist anhand bestimmter Formeln gemäß §9 der Heizkostenverordnung vorzunehmen. Sie unterscheiden sich je nachdem, ob das Gesamtvolumen des Warmwassers mittels Wasseruhr erfasst worden ist oder nicht. Ab dem 31.12.2013 muss die auf die Wassererwärmung entfallende Energiemenge zwingend mit einem Wärmemengenzähler gemessen werden, falls dies keinen unzumutbar hohen Aufwand erfordert.

Die Kosten für die Beheizung werden nun zu 50-70% nach anteiligem Verbrauch und der Rest nach anteiliger Wohnfläche oder anteiligem umbauten Raum auf die einzelnen Mieter umgelegt. Bei Häusern mit Öl- oder Gas-Zentralheizung, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16.08.1994 nicht erfüllen, ist eine Umlage zu 70% nach erfasstem Verbrauch vorgeschrieben. Dies betrifft fast alle Gebäude, die vor diesem Datum gebaut worden sind. Ausgenommen sind so genannte Rohrwärmefälle, bei denen ein erheblicher Teil der Heizwärme nicht über die Heizkörper selbst, sondern über die Heizungsrohre in die Wohnungen gelangt. Derartige Fälle liegen häufiger vor, bleiben meist unerkannt, führen aber zu teils erheblichen Verzerrungen bei der Kostenumlage auf die einzelnen Mieter. Ein Indiz für das Vorliegen eines Rohrwärmefalls kann sein, dass die je m² gemessenen Verbräuche innerhalb des Gebäudes viel stärker auseinander gehen, als allgemein üblich. Es gibt dann Mieter mit absurd niedrigen und andere mit unerklärlich hohen verbrauchsabhängigen Kosten. Mögliche Korrekturverfahren für solche Fälle liefert die VDI-Norm 2077.

Letztlich sind dann noch die Kosten der Warmwasser-Erwärmung ebenfalls zu 50-70% nach erfasstem Verbrauch und ansonsten nach anteiliger Wohnfläche zu verteilen. Wurden die Warmwasser-Verbräuche der einzelnen Mieter nicht mittels Wasseruhren erfasst, müssen die Gesamtkosten zu 100% nach Wohnflächenanteil umgelegt werden. Die häufig praktizierte Umlage eines Teils der Kosten für die Warmwasser-Erwärmung nach anteiliger Personenzahl, wenn Wasseruhren fehlen, ist nach §9a Absatz 2 der Heizkostenverordnung nicht erlaubt.

Mitglieder im Deutschen Mieterbund Siegerland und Umgebung e.V. können ihre Abrechnungen ohne Zusatzkosten überprüfen lassen. Wir benötigen dazu eine Kopie des Mietvertrages und der aktuellen sowie der vorangegangenen Abrechnung. Nach Überlassung der Unterlagen ist 4-5 Werktage später ein Telefonanruf in der Geschäftsstelle zur Besprechung der Ergebnisse und der weiteren Schritte erforderlich.